Ihre Mitarbeiter nutzen KI bereits — ob Sie es wissen oder nicht. Meistens ist es ChatGPT, meistens ohne Freigabe, und meistens mit Daten, die dort nichts zu suchen haben. Was das rechtlich bedeutet und wie Sie es besser machen, lesen Sie hier.
Eine Studie nach der anderen zeigt dasselbe Bild: Ein großer Teil der Bürobelegschaft nutzt KI-Tools privat für die Arbeit. Angebote schreiben, E-Mails formulieren, Protokolle zusammenfassen — ChatGPT erledigt das schnell und unkompliziert. Das Problem: Dabei landen Kundennamen, Vertragsinhalte, interne Zahlen und persönliche Daten auf Servern eines US-amerikanischen Unternehmens.
OpenAI, das Unternehmen hinter ChatGPT, verarbeitet eingegebene Daten standardmäßig zur Modellverbesserung — sofern das nicht explizit deaktiviert wird. Selbst dann gilt: Die Daten verlassen die EU. Für Unternehmen, die der DSGVO unterliegen, ist das kein Kavaliersdelikt.
Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem KI-Anbieter ist Pflicht — den schließt kaum jemand ab, der einfach chatgpt.com aufruft.
Art. 83 DSGVO sieht bei schwerwiegenden Verstößen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU ist das existenzbedrohend.
Nicht der Mitarbeiter haftet — Sie als Unternehmer haften für den Umgang mit Daten in Ihrem Betrieb. Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Eine interne Richtlinie zum KI-Einsatz ist kein Nice-to-have, sondern rechtlich geboten.
Viele Betriebe, die KI überhaupt nutzen, sind beim kostenlosen ChatGPT stehengeblieben — dem Stand von vor zwei Jahren. Die KI-Entwicklung hat seitdem enorme Sprünge gemacht. Wer nur ChatGPT kennt, arbeitet in etwa so, als würde man 2010er-Smartphones mit heutiger Mobilfunktechnik vergleichen.
Das Risiko ist nicht nur rechtlicher Natur — es ist auch ein Wettbewerbsproblem. Unternehmen, die KI strukturiert und mit den richtigen Werkzeugen einsetzen, arbeiten schneller, günstiger und sicherer. Wer mit einem veralteten, unkontrollierten Tool arbeitet, hat weder das eine noch das andere.
Mistral AI ist ein französisches Unternehmen, dessen Modelle vollständig in der EU betrieben werden können. Europäisches Datenschutzrecht gilt, ein AVV ist abschließbar, keine Datenübermittlung in die USA. Für viele Aufgaben mindestens gleichwertig zu ChatGPT — in manchen Bereichen überlegen.
Mit Lösungen wie Ollama lassen sich leistungsfähige KI-Modelle lokal auf einem Server im Unternehmen betreiben. Kein Internetzugang, keine Cloud, keine externen Anbieter — die Daten verlassen das Unternehmen nie. Ideal für sensible Branchen wie Steuer, Recht, Medizin oder Fertigung.
Unabhängig vom gewählten Tool braucht jeder Betrieb eine klare Regelung: Welche KI-Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Wer ist verantwortlich? Eine einfache, verständliche Richtlinie schützt Sie rechtlich und schafft Sicherheit für Ihre Mitarbeiter.
Eine Vertriebsmitarbeiterin nutzt ChatGPT seit Monaten, um Angebote zu formulieren. Sie gibt dabei Kundennamen, Projektdetails und Preise ein — weil das die Ergebnisse deutlich verbessert. Das Unternehmen weiß davon nichts. Es gibt keine Richtlinie, keinen AVV, keine Freigabe.
Rechtslage: Verstoß gegen Art. 28 DSGVO (fehlender AVV) und möglicherweise Art. 44 ff. DSGVO (Drittlandtransfer). Haftung: Unternehmer.
Ein Betrieb führt eine lokale KI-Lösung ein. Mitarbeiter können intern Dokumente zusammenfassen, E-Mails entwerfen und Fragen stellen — alles bleibt im eigenen Netzwerk. Zusätzlich gibt es eine einseitige Nutzungsrichtlinie, die jeder unterschrieben hat.
Ergebnis: DSGVO-konform, produktiver Einsatz, kein Kontrollverlust über Unternehmensdaten.
Wir helfen Ihnen, den KI-Einsatz in Ihrem Betrieb auf eine saubere Grundlage zu stellen — technisch und organisatorisch. Ohne Panik, ohne übertriebenen Aufwand.